^_^ LOVELY MINHYUK ^_^: PROTOKOL MC

PROTOKOL MC

PROTOKOLER DALAM KEGIATAN PUBLIK RELATION

DOSEN PENGAMPU:

HANDES,M,I.KOM

Oleh:

Maryamatulmunawarah

Prodi Komunikasi Penyiaran Islam

Jurusan Dakwah

Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri ( STAIN )

Pontianak

2013

KATA PENGANTAR

Alhamdulilah, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah swt, karena telah memberikan penulis berupa nikmat kesehatan sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini. Demikian juga shalawat dan salam tetap tercurahkan kepada Nabi Agung Muhammad saw yang telah membawa islam hingga saat ini.

Dengan hidayah dan inayah Allah SWT, Alhamdulillah kami dapat menyelesaikan makalah “Protokoler MC’’. Public relations merupakan bagian yang penting dalam suatu perusahaan atau instansi yang langsung berhubungan dengan konsumen atau masyarakat luas. Public relations tidak hanya berfungsi sebagai penyampai pesan perusahaan terhadap konsumennya melainkan juga berfungsi sebagai penghubung antara perusahaan dengan stake holder lainnya yaitu relasi, pemerintah, jurnalis, dll. Tidak lupa pula kritik dan saran selalu kami harapkan baik dari Dosen Pembimbing Mata Kuliah Metodologi Studi Islam maupun dari kawan-kawan pembaca. Agar makalah kami nantinya menjadi lebih baik lagi.

A. PENGERTIAN PROTOKOL

Tugas-tugas keprotokolan sudah ada sejak jaman dahulu yang sistem pemerintahannya berdasarkan kerajaan, Bangsa kita mengenal keprotokolan paling tidak sejak jaman kerajaan Majapahit & Sriwijaya, dua kerajaan besar yang cukup berkuasa saat itu. Protokol kerajaan melaksanakan tugasnya sebagai pengatur tata cara penyambutan tamu kerajaan, kunjungan kerja raja dan berbagai kegiatan upacara dan acara yang diselenggarakan oleh kerajaan.

Kata protokol sebenarnya berasal dari dua suku kata yakni protos dan kolla yang dalam bahasa Yunani protos berarti pertama sedangkan kolla bermakna melekat atau merekat. Dalam perjalanan sejarahnya pengertian protokol menjadi beberapa definisi seperti:

1. Perekat atau lembar pertama yang dilekatkan pada suatu dokumen

2. Catatan resmi yang memuat kesimpulan internasional, yang dibuat pada akhir sidang dan ditandatangai seluruh peserta

3. Dokumen yang berisikan hak dan kewajiban, kelonggaran dan kekebalan yang dimiliki seorang diplomat.

Protokol mulanya dapat diartikan sebagai tata cara pergaulan antar pemerintah atau negara yang diatur menurut kebiasaan, tradisi yang disepakati dan diorganisir secara teratur. Dengan demikian, pengertian protokol secara luas adalah kumpulan peraturan yang dianut oleh semua golongan dalam suatu tata acara atau upacara, baik tertulis maupun tidak tertulis. Dalam bahasa lain protokol adalah norma atau aturan-aturan atau kebiasaan-kebiasaan yang dianut dan diyakini dalam kehidupan bermasyarakat, pemerintahan, berbangsa dan bernegara (Kesepakatan Rakertas Protokol Nasional, 2004).

B. Hal-Hal yang diatur dalam Kegiatan Keprotokolan

Pertama, seseorang yang termasuk kelompok pemimpin yang berkedudukan sebagai Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah atau Tokoh Masyarakat tertentu. Kedua, ialah Lambing-Lambang Kehormatan Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) yang terdiri dari Lembaga Negara, Bendera & Lagu Kebangsaan, Presiden dan Wakil Presiden Republik Indonesia.

C. PUBLIC RELATION

a. SEJARAH PUBLIC RELATIONS di INDONESIA

Public Relations (PR) secara konsepsional dalam pengertian “State of Being “ di Indonesia baru dikenal pada tahun 1950-an, Setelah kedaulatan Indonesia diakui oleh Kerajaan Belanda pada tanggal 27 Desember 1949. Dimana pada saat itu, Indonesia baru memindahkan pusat ibu kota dari Yogyakarta ke Jakarta. Tentu saja, proses pembenahan struktural serta fungsional dari tiap elemen-elemen kenegaraan baik itu legislatif, eksekutif, maupun yudikatif marak dilakaukan oleh pemerintah pusat. Pemerintah menganggap penting akan adanya badan atau lembaga yang menjadi pedoman dalam mengetahui“ Who we are, and what should we do,first? “. Oleh sebab itu, dibentuklah Departemen Penerangan. Namun, pada kenyataannya, departemen tersebut hanya berdedikasi pada kegiatan politik dan kebijaksanaan pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah. Dengan kata lain, tidak menyeluruh.

Dengan alasan demikian, pada tahun 1962 , dari Presidium Kabinet PM Juanda, menginstruksikan agar setiap instansi pemerintah harus membentuk bagian atau divisi Humas (PR), ditahun itulah, periode pertama cikal bakal adanya Humas di Indonesia. Namun, tidak berhenti disitu saja, PR berkembang sesuai dengan keadaan yang terjadi. Dimulai dengan pengambilan kata “Humas” yang merupakan terjemahan dari Public Relations. Maka tak heran, kita sering menemui penggunaan sebutan “ Direktorat Hubungan Masyarakat” atau “Biro Hubungan Masyarakat” bahkan “ Bagian Hubungan Masyarakat “ sesuai dengan ruang lingkup yang dijangka.

Jika dikaitkan dengan state of being, dan sesuai dengan method of communication, maka istilah Humas dapat dipertanggung jawabkan. Tetapi, jika kegiatan yang dilakukan oleh Kepala Hubungan Masyarakat itu, hanya mengadakan hubungan dengan khalayak di luar organisasi, misalnya menyebarkan press release ke massa media, mengundang wartawan untuk jumpa pers atau wisata pers, maka istilah hubungan masyarakat tersebut tidaklah tepat apabila dimaksudkan sebagai terjemahan dari public relations.

Itulah yang dialami oleh Indonesia, yang ternyata lupa akan aspek secara hakiki dari PR itu sendiri. Seperti, Pertama, Sasaran PR adalah public intern (internal publik ) dan public ekstern (Eksternal Publik). Internal Publik adalah orang-orang yang berbeda atau tercakup organisasi, seluruh pegawai mulai dari staff hingga jendral manager. Eksternal Publik ialah orang-orang yang berada di luar organisasi yang ada hubungannya dan yang diharapkan ada hubungannya. Seperti Kantor Penyiaran, PR harus menjalin hubungan dengan pemerintah, asosiasi penyiaran Indonesia, sebagai organisasi yang berhubungan, selain itu dengan berbagai macam perusahaan, biro iklan, LSM, dan masyarakat luas, sebagai calon pembuatan relasi kerja sama.

Kedua, kegiatan PR adalah komunikasi dua arah( reciprocal two ways traffic communications ). Artinya, dalam penyampaian informasi PR diharapkan untuk menghasilkan umpan balik, sehingga nantinya dapat menjadi bahan evaluasi perusahaan agar lebih baik. Ternyata, orientasi PR Indonesia belum seutuhnya dapat dikatakan sebagai “ PR Sejati “. Sebab berbeda dengan konsep yang diterapkan oleh bapak PR, Ivy L.Lee, yakni mempunyai kedudukan dalam posisi pemimpin dan diberi kebebasan untuk berprakarsa dalam meyiapkan informasi secara bebas serta terbuka.

Maka tidak heran, di periode pertama tersebut, PR di Indonesia secara struktural belum banyak yang ditempatkan dalam top management. Ironis memang, dalam kenyataannya pemimpin perusahaan sering meminta kepala humas untuk mendampingi ketika menghadapi publik eksternal. Selain itu kegiatan masih banyak bersifat penerangan satu arah ke publik eksternal semata-mata.

Namun, perkembangan PR di Indonesia semakin maju, sehingga kini dapat dikatakan sebagai “PR Sejati”. Hal ini, dikarenakan perkembangan teknologi yang sangat pesat, sehingga membawa perubahan zaman. Terbukti di periode kedua, pada tahun 1967-1971, terbentuklah Badan Koordinasi Kehumasan (Bakohumas). Tata kerja badan ini antara lain ikut serta dalam berbagai kegiatan pemerintah dan pembangunan, khususnya di bidang penerangan dan kehumasan, serta melakukan pembinaan dan pengembangan profesi kehumasan.

Di periode ketiga tahun 1972 dan 1987, munculnya PR kalangan profesional pada lembaga swasta umum, yakni didirikannya Perhumas ( Public Relations Associations of Indonesia ) pada tanggal 15 Desember 1972. Konvensi Humas di Bandung tahun 1993, telah menetapkan Kode Etik Kehumasan Indonesia ( KEKI ). Perhumas tercatat sebagai anggota International Public Relations Associations (IPRA) dan Forum Asean Public Relations Organizations ( FAPRO ). Pada tanggal 10 April 1987 di Jakarta dibentuk suatu wadah profesi PR lainnya yang disebut Asosiasi Perusahaan Public Relations Indonesia ( APPRI ), yang bergerak dalam konsultan jasa kehumasan.

Di periode keempat, tahun 1995 hingga sekarang, perkembangan PR sangat pesat. Ternyata perkembangan PR tumbuh dikalangan swasta bidang professional khusus (spesialisasi) Humas bidang idustri pelayanan jasa. Ditandai terbentuknya Himpunan Humas Hotel Berbintang (H-3) pada tanggal 27 November 1995. Berdirinya Forum Humas Perbankan (Forkamas) pada tanggal 13 September 1996.

Sehingga kini, dapat sinkron dengan rumusan Fungsi PR dari Departemen Penerangan R.I, yaitu:

1. Melaksanakan Hubungan ke dalam, yaitu pemberian pengertian tentang segala hal mengenai Departemen Penerangan terhadap “Internal Public” yaitu para karyawan.

2. Melakukan hubungan ke luar, yaitu pemberian informasi tentang segala hal mengenai Departemen Penerangan terhadap “External Public” yaitu masyarakat pada umumnya.

3. Melakukan pembinaan serta bimbingan untuk mengembangkan Kehumasan sebagai medium penerangan.

4. Meyelenggarakan Koordinasi Integrasi dan Sinkronisasi serta kerjasama kegiatan Hubungan Masyarakat untuk penyempurnaan pelayanan penerangan terhadap umum.

Seiring dengan meningkatnya persaingan bisnis yang cukup significant, mau tidak mau dunia kerja perlu menyiapkan tenaga kerja yang profesional, kompeten, dan siap bersaing sehat baik di lingkungan instansi pemerintahan, swasta atau perusahaan nasional maupun internasional. Pencitraan organisasi (perusahaan) yang merupakan bagian dari fungsi kegiatan public relations (PR), beserta penampilan dan kualitas diri menjadi syarat mutlak yang diperlukan instansi/perusahaan dapat bertahan menghadapi persaingan ketat di era global. PR memiliki sejumlah aktivitas. Salah satu aktivitasnya yang mungkin agak jarang dibahas di buku-buku terkait PR adalah kegiatan keprotokolan.

Padahal, secara spesifik gagalnya suatu kegiatan protokoler di suatu instansi (perusahaan) akan berdampak negatif pada citra perusahaan yang berarti gagalnya PR perusahaan. Berdasarkan pengalaman empirik penulis di dunia usaha dan industri, perusahaan besar dan bonafid selalu memiliki tenaga PR profesional dalam arti menguasai berbagai teknik pencitraan perusahaan yang meyakinkan khalayak luas (publik). Salahsatu bentuk pencitraan itu melalui kegiatan keprotokolan yang dikelola sedemikian rupa, sehingga mampu menjadi nilai tambah ekonomi (economics added value) suatu perusahaan.

Dalam tulisan ini juga akan dibahas kaitan teknik protokoler dan pemandu (pembawa) acara atau Master of Ceremony (MC) dalam PR secara umum, tidak hanya yang biasa diselenggarakan oleh perusahaan tetapi termasuk juga oleh instansi lainnya seperti di pemerintahan / kenegaraan. Kita ketahui bahwa kegiatan-kegiatan yang bersifat protokoler dapat terjadi tidak hanya di instansi kepemerintahan tetapi juga swasta (perusahaan) atau organisasi kemasyarakatan.

D. PENGERTIAN PUBLIC RELATIONS

Istilah Public Relations secara mudah diartikan awam sebagai hubungan masyarakat (Humas), yang hakekatnya memiliki konotasi lebih luas. Oleh karena itu penulis lebih senang menggunakan istilah Public Relations (PR) ketimbang Humas. Argumentasi yang memperkuat pilihan penulis itu dapat disimak dari berbagai definisi PR yang diketengahkan pada tulisan ini. Di sejumlah perusahaan besar (kecuali di instansi pemerintahan) istilah Humas sudah lama ditinggalkan.

Mereka kemudian menggunakan istilah seperti Corporate Communication, Internal & External Communication, Corporate and Public Relations, dan beberapa istilah lain yang mirip. Dari berbagai definisi tentang Public Relations (catatan: relations pakai huruf s, bukan relation seperti yang sering kita dengar) mengandung makna bahwa bidang kajian ini disamping sebagai suatu ilmu juga dapat dikatakan sebagai suatu sistem, proses, seni, kebijakan, profesi, metode, kegiatan, fungsi dan filsafat dari manajemen.

Citra yang positif dari suatu lembaga atau organisasi baik yang berorientasi profit, semi profit maupun non profit tidak terlepas dari peran PR di organisasi tersebut. Salah satu kegiatan PR adalah menyelenggarakan dan mengimplementasikan tugas-tugas keprotokolan. Pembahasan mengenai keprotokolan akan juga berkaitan dengan ulasan khusus tentang pemandu acara atau sering juga disebut pembawa acara atau Master of Ceremony (MC) sebagai bagian yang tidak terpisahkan dan cukup penting dari suatu kegiatan keprotokolan.

E. HUBUNGAN MASYARAKAT DAN PROTOKOL

Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol, mempunyai tugas tugas menghimpun, menyusun dan menyiapkan perumusan pedoman dan petunjuk teknis, mengkoordinasikan bahan kebijakan dan penyelenggaraan di bidang hubungan masyarakat dan protokol meliputi pemberitaan, dokumentasi dan protokol.

Hubungan Masyarakat dan Protokol mempunyai fungsi :

a. Pengumpulan data dan informasi sebagai bahan penyampaian berita (pers release)

b. Pelayanan informasi;

c. Pelaksanaan penghimpunan dokumentasi kegiatan Kepala Daerah

d. Pelaksanaan penghimpunan publikasi kegiatan Pemerintah Daerah

e. Pelaksanaan koordinasi dan kerja sama dengan badan atau organisasi kewartawanan;

f. Pelaksanaan tugas sebagai juru bicara Pemerintah Daerah

g. Pelaksanaan urusan keprotokolan dan perjalanan dinas

h. Pelaksanaan evaluasi dan penyusunan laporan;

i. Pelaksanaan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Asisten Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat.

Humas dan Protokol terdiri dari 3 Sub Bagian, yaitu :

1. Sub Bagian Pemberitaan, mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan, mengolah, mendokumentasikan informasi dan kliping berita di media massa;

b. Menyiapkan pemberian tanggapan berita di media massa, keterangan pers dan konfirmasi;

c. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan jaringan dengan media massa;

d. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia di bidang pers

e. Menyiapkan pelaksanaan jumpa pers Pemerintah Daerah;

f. Mempersiapkan bahan informasi penyelenggaraan Pemerintah Daerah

g. Mengelola stasiun radio untuk Pemerintah Daerah;

h. Mengelola dan mengembangkan media massa yang diterbitkan secara berkala oleh Pemerintah Daerah

i. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan;

j. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Humas dan Protokol.

2. Sub Bagian Dokumentasi, mempunyai tugas :

a. Mendokumentasikan kegiatan Kepala Daerah dalam bentuk foto dan audio visual;

b. Menghimpun dan mengolah hasil dokumentasi kegiatan Kepala Daerah;

c. Menyiapkan dokumentasi foto dan audio visual untuk konsumsi media cetak dan elektronik;

d. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan;

e. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Humas dan Protokol

3. Sub Bagian Protokol, mempunyai tugas

a. Menyiapkan dan mengatur segala bentuk acara yang dilaksanakan Pemerintah Daerah;

b. Menyiapkan dan mengatur penerimaan tamu-tamu Pemerintah Daerah yang berhak menerima pelayanan secara protokoler baik dalam negeri maupun manca negara

c. Menyiapkan dan mengkoordinasikan rapat-rapat dinas yang dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah

d. Menyiapkan pelantikan dan upacara hari-hari besar nasional;

e. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan;

f. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Humas dan Protokol.